Faalkosten ontstaan niet op de bouwplaats

Faalkosten worden vaak gekoppeld aan de uitvoering. Aan een verkeerde maat, een vergeten aansluiting of een detail dat niet klopt. Maar in de praktijk ontstaan ze meestal eerder in het proces. Bij overdrachten tussen calculatie, werkvoorbereiding, uitvoering en oplevering ontstaan onduidelijkheden die later leiden tot extra werk, herstel en discussies. Hoe zorg je ervoor dat informatie niet verloren gaat? Meer administratie is zelden de oplossing. Slim ingerichte processen en een heldere informatievoorziening wel.

Waar het misgaat: het informatielek

Neem het volgende scenario: een calculatie gaat uit van een standaard deur in een brandscheiding, omdat dat het goedkoopst is en binnen het budget past. Later wordt besloten dat diezelfde deur 60 minuten brandwerend moet zijn. Die wijziging wordt wel ergens vastgelegd, in een e-mail of overlegnotitie, maar niet doorgevoerd in alle documenten en systemen waarop het team stuurt.

Vanaf dat moment werkt iedereen met een andere versie van de werkelijkheid. De werkvoorbereiding plant en bestelt nog steeds de standaard deur, omdat dát op de bestellijst staat. De uitvoering monteert wat er geleverd is. En bij oplevering komt het onvermijdelijke naar boven: de deur voldoet niet aan de brandveiligheidseisen. Dan moet hij eruit en alsnog worden vervangen.

Elke overdracht is een kans dat informatie verwatert. En elke keer dat dat gebeurt, groeit de kans op faalkosten. Dit is geen gebrek aan vakmanschap. Dit is wat er gebeurt als er niet met één bron van waarheid gewerkt wordt.

Hoe je het informatielek dicht

De oplossing zit niet in meer systemen of meer controle, maar in datagedreven werken en heldere procesinrichting. Digitale tools zoals BIM, dashboards en geïntegreerde datasystemen maken het mogelijk om informatie toegankelijk, actueel en bruikbaar te houden door het hele proces heen. Dat vraagt om drie dingen:

1. Eén bron van waarheid

Veel kennis zit in hoofden, in e-mailwisselingen en/of in losse notities. Door data gestructureerd vast te leggen in bijvoorbeeld een BIM wordt informatie vindbaar voor iedereen die het nodig heeft. Zo creëer je één bron van waarheid. BIM bevat niet alleen geometrie, maar ook materiaalspecificaties, kostenramingen en planningsinformatie. Zo is de keuze voor prefab of maatwerk niet langer een losse notitie, maar een attribuut dat door het hele proces heen zichtbaar blijft.

2. Koppel systemen zodat informatie automatisch wordt uitgewisseld

Elke overdracht is een risicomoment. Met API-koppelingen tussen systemen wordt informatie automatisch uitgewisseld. Een BIM dat wordt gebruikt in de calculatie kan direct worden overgedragen naar werkvoorbereiding en uitvoering, met alle aannames, keuzes en specificaties intact. Wijzigingen in het ene systeem worden automatisch zichtbaar in het andere. Geen handmatige overdracht, dus ook geen verloren informatie.

3. Leg wijzigingen real-time vast in het model

Systemen werken alleen als mensen ze ook écht gebruiken. Wijzigingen tijdens de uitvoering zijn normaal. Het verschil zit in wat je ermee doet. Door ze direct vast te leggen in het BIM of een geïntegreerd datasysteem blijft de informatie actueel. Dashboards maken afwijkingen zichtbaar en waarschuwen wanneer een wijziging impact heeft op kosten, planning of kwaliteit. Zo wordt feedback niet een extra taak, maar een natuurlijk onderdeel van het proces.

Data helpt, maar alleen met context

Digitale systemen kunnen hierbij helpen. Een actuele BIM, dashboards die inzicht geven in voortgang en afwijkingen en gestructureerde data-uitwisseling tussen systemen, bijvoorbeeld. Maar technologie alleen is niet voldoende.

Ook domeinkennis is nodig. Kennis van hoe calculaties worden gemaakt, hoe werkvoorbereiding plant, hoe uitvoering omgaat met onzekerheden. Kennis van calculaties, werkvoorbereiding en omgang met onzekerheden. Kennis van waar het misgaat en waarom. Alleen dan kan een systeem worden ingericht dat niet alleen technisch werkt, maar ook operationeel waarde oplevert.

STARC combineert data-expertise met diepgaand begrip van bouw- en infraprocessen. We helpen organisaties om hun informatieketen inzichtelijk en beheersbaar te maken. Niet door meer vast te leggen, maar door slimmer te werken. Benieuwd wat onze consultants voor je kunnen betekenen?

Plan een vrijblijvend adviesgesprek