Moet je als aannemer AI-gebruik melden bij een aanbesteding?

Ja, als aannemer ben je verplicht om AI-gebruik te melden bij aanbestedingen wanneer je AI-systemen gebruikt die onder de EU AI Act vallen. Dit geldt vooral voor AI-tools die beslissingen beïnvloeden in het aanbestedingsproces of bij de projectuitvoering. De meldingsplicht hangt af van het type AI-systeem, de aanbestedingscategorie en de specifieke eisen van de aanbestedende partij. Niet melden kan leiden tot uitsluiting van de aanbesteding.

Wat valt er precies onder AI-gebruik dat je moet melden?

Onder meldingsplichtig AI-gebruik vallen systemen die automatisch beslissingen nemen of aanbevelingen doen die invloed hebben op je aanbieding of de projectuitvoering. De EU AI Act definieert AI-systemen als software die met behulp van machine learning, logica of statistische methoden output genereert, zoals voorspellingen, aanbevelingen of beslissingen.

In de bouwsector gaat het bijvoorbeeld om predictieve analyses voor onderhoudsplanning, automatische kostenberekeningen, planningsalgoritmen, kwaliteitscontrole via beeldherkenning of AI-gestuurde risicobeoordeling. Ook chatbots die klantinteracties afhandelen of systemen die automatisch offertes genereren, kunnen onder de meldingsplicht vallen.

Niet alle digitale tools zijn echter AI. Standaardsoftware zoals Excel, CAD-programma’s of eenvoudige rekenhulpmiddelen hoef je niet te melden. Het gaat specifiek om systemen die leren van data en zelfstandig patronen herkennen of beslissingen voorstellen. Bij twijfel is het verstandig om je digitale transformatie door een expert te laten beoordelen.

Wanneer ben je als aannemer verplicht om AI-gebruik te melden?

De meldingsplicht geldt bij alle aanbestedingen waarbij je AI-systemen gebruikt die relevant zijn voor de opdracht. Dit betreft zowel Europese aanbestedingen (boven de drempelwaarden) als nationale aanbestedingen en lokale overheidsopdrachten waarbij specifieke AI-transparantie wordt gevraagd.

Je moet melden wanneer je AI gebruikt voor het opstellen van je aanbieding, tijdens de projectuitvoering of voor kwaliteits- en veiligheidsprocessen. Ook AI-tools die indirect invloed hebben op het project, zoals voorspellend onderhoud of automatische rapportages, kunnen meldingsplichtig zijn.

De timing is belangrijk: vermeld AI-gebruik al in je inschrijving of zo vroeg mogelijk in het aanbestedingsproces. Sommige aanbestedende partijen vragen expliciet om AI-transparantie in hun aanbestedingsdocumenten. Wacht niet tot na gunning, want dan kan het te laat zijn voor compliance.

Hoe meld je AI-gebruik correct bij een aanbesteding?

Een correcte melding bevat een duidelijke beschrijving van welke AI-systemen je gebruikt, waarvoor je ze inzet en hoe ze invloed hebben op het project. Vermeld ook welke data de systemen gebruiken en hoe je zorgt voor betrouwbaarheid en veiligheid.

Beschrijf per AI-systeem de functionaliteit, de leverancier en de impact op projectresultaten. Leg uit welke menselijke controle er is en hoe je omgaat met mogelijke fouten of bias. Voeg documentatie toe over data governance, privacymaatregelen en compliance met relevante regelgeving.

Praktische tips voor een volledige melding:

• Maak een overzicht van alle AI-tools die je gebruikt
• Documenteer het doel en de werking van elk systeem
• Beschrijf de maatregelen voor menselijk toezicht
• Leg uit hoe je datakwaliteit waarborgt
• Vermeld welke trainingsdata je gebruikt
• Beschrijf je risicobeheersing en back-upprocedures

Wat gebeurt er als je AI-gebruik niet meldt bij een aanbesteding?

Het niet melden van AI-gebruik kan leiden tot uitsluiting van de aanbesteding wegens het niet naleven van transparantievereisten. Aanbestedende partijen kunnen je inschrijving nietig verklaren als ze achteraf ontdekken dat je relevante AI-systemen hebt verzwegen.

Daarnaast riskeer je reputatieschade en verlies van vertrouwen bij opdrachtgevers. Dit kan invloed hebben op toekomstige aanbestedingskansen, omdat transparantie en betrouwbaarheid steeds belangrijker worden in de selectiecriteria. In ernstige gevallen kunnen er ook juridische consequenties zijn onder de EU AI Act.

Preventieve maatregelen zijn daarom belangrijk:

• Inventariseer al je AI-systemen vooraf
• Stel een AI-governancebeleid op
• Train je team in AI-compliance
• Houd documentatie actueel
• Vraag bij twijfel advies aan experts

Hoe STARC helpt met AI-compliance bij aanbestedingen

Wij helpen aannemers met volledige AI-compliance voor aanbestedingen door een systematische aanpak van inventarisatie, documentatie en melding. Onze expertise in zowel de bouwsector als AI-regelgeving zorgt ervoor dat je alle verplichtingen correct naleeft.

Onze concrete ondersteuning omvat:

• AI-audit van al je systemen en tools
• Opstellen van compliant meldingsdocumentatie
• Implementeren van AI-governanceprocedures
• Training van je team in AI-transparantie
• Doorlopende compliancechecks en updates
• Begeleiding bij aanbestedingsspecifieke AI-vragen

Wil je zorgen dat je AI-gebruik compliant is voor aanbestedingen? Ontdek hoe wij jouw bedrijf helpen met praktische AI-governance die werkt. Neem contact op voor een vrijblijvende compliancecheck.

Gerelateerde artikelen

• Hoeveel tijd kost een automatiseringstraject?
• Wat kost een automatiseringsspecialist voor de bouw?
• Hoe pak ik automatisering aan als installatiebedrijf?
• Hoe introduceer ik AI bij mijn medewerkers?
• Welke AI-toepassingen zijn verboden onder de EU AI Act?