Applicatiewildgroei onder projectleiders: schaf niet zomaar een nieuwe app aan

Door: STARC op 15 september 2025

Projectleiders in de gebouwde omgeving worstelen met overzicht over planning, deadlines en resources. Voorraadniveaus blijven onduidelijk, leveringen komen te laat en projectkosten lopen uit de hand. Handmatige urenregistratie leidt tot fouten en eindeloze administratieve rompslomp. Het inzetten van tools en apps om deze problemen op te lossen lijkt dan ook een logische stap. En deze datagedreven mindset moedigen wij dan ook van harte aan.

Toch vraagt het aanschaffen van nieuwe software extra aandacht. Voor je het weet, heb je een wildgroei aan systemen die niet of nauwelijks met elkaar communiceren. Het werken met apps staat namelijk niet automatisch gelijk aan datagedreven werken of échte digitalisering. Integendeel: zonder duidelijke strategie creëer je juist meer chaos in plaats van oplossingen.

In dit artikel ontdek je hoe je applicaties in de gebouwde omgeving wél strategisch gebruikt en waarom een goede analyse altijd voorafgaat aan elke softwareaankoop.

Wat is applicatiewildgroei?

Elk nieuw probleem krijgt zijn eigen app, elk team kiest zijn eigen tool en voor je het weet zit je informatie verspreid over tientallen systemen. Het resultaat? Meer werk in plaats van minder, gefragmenteerde data in plaats van inzicht en frustratie in plaats van tijdswinst. Bij STARC noemen we dit pleisters plakken: symptoombestrijding door software te stapelen zonder een overkoepelende strategie. Het lijkt een snelle oplossing, maar in werkelijkheid bouw je een wirwar van losse systemen die elkaar niet versterken.

De valkuil van de snelle oplossing

Jouw projectleider komt binnen met een urgente vraag: “We hebben een app nodig voor het bijhouden van materiaalverbruik.” Of: “Kunnen we niet gewoon een systeem kopen voor betere planning?” Het is verleidelijk om direct een oplossing te zoeken. Datagedreven werken is immers de enige weg vooruit. Toch raden we aan jezelf eerst een paar kritische vragen te stellen.

Want wat gebeurt er eigenlijk als je direct een nieuwe applicatie aanschaft? Je bestrijdt misschien één symptoom, maar je creëert vervolgens drie nieuwe problemen:

• Data-eilanden. Informatie zit verspreid over verschillende systemen;
• Dubbel werk. Medewerkers moeten dezelfde gegevens in meerdere systemen invoeren;
• Integratiehoofdpijn. Systemen communiceren niet met elkaar, waardoor je geen compleet beeld hebt.

Begin met een degelijke analyse van je huidige situatie

Hoe ga je dan wel aan de slag met verdere digitalisering en datagedreven werken? Voordat je ook maar één euro uitgeeft aan nieuwe software, is het van belang dat je precies weet waar je staat. Dat begint met een grondige analyse van je huidige situatie.

1. Stel doel, scope en informatiebehoefte vast

In deze analyse stel je je doel scherp, bepaal je de scope, breng je het stakeholderlandschap in kaart en maak je helder welke informatiebehoefte centraal staat. Pas daarna kun je gefundeerde keuzes maken over technologie en processen.

• Doel. Wat wil je bereiken met digitalisering of datagedreven werken?
• Scope. Welke afdelingen, processen en systemen zijn onderdeel zijn van de analyse?
• Informatiebehoefte. Welke inzichten moeten straks uit je data komen om het doel te realiseren?
• Stakeholders. Wie zijn betrokken bij processen, data en besluitvorming? Breng hun belangen en verwachtingen in kaart.

2. Inventariseer je softwarelandschap

Welke applicaties gebruik je al? Wat doen ze precies? Waar zitten de overlap en de gaten? Maak een overzicht van alle software die in jouw organisatie gebruikt wordt, van het grote ERP-systeem tot die Excel-sheet die iedereen gebruikt maar niemand officieel kent.

3. Verzamel gebruikservaringen

Betrek eindgebruikers om een realistisch beeld te krijgen van de dagelijkse praktijk. Vraag waar zij tegenaan lopen, wat goed werkt en wat niet. Deze input geeft context aan je analyse en helpt bij het prioriteren van verbeteringen.

4. Analyseer je datastromen

Hoe beweegt informatie door je organisatie? Waar ontstaan knelpunten? Welke handmatige stappen zijn er nog? Uit de meeste dataflow-analyses blijkt dat problemen niet liggen in het ontbreken van systemen, maar in hoe je huidige systemen met elkaar omgaan.

5. Identificeer de echte pijnpunten

Wat zijn de werkelijke problemen die opgelost moeten worden? Vaak blijkt dat wat lijkt op een softwareprobleem eigenlijk een procesprobleem is. Als mensen constant fouten maken bij het invoeren van gegevens, ligt de oplossing misschien niet in een nieuwe app, maar in betere training of aangepaste werkprocessen.

Ontwikkel een heldere strategie en stel doelen vast

Pas als je een compleet beeld hebt van je huidige situatie, kun je een strategie ontwikkelen. Deze strategie moet antwoord geven op fundamentele vragen:

1. Wat wil je bereiken?

Definieer concrete, meetbare doelen. Bepaal in hoeverre het toekomstige softwarelandschap deze processen versterkt en waar de grootste uitdagingen, knelpunten en risico’s liggen. Denk hierbij aan:

• Procesfit. Sluit de software goed aan op hoe jullie écht werken?
• Efficiëntie. Waar kan je tijd en kosten besparen?
• Foutenreductie. Welke stappen of processen zijn foutgevoelig?
• Risicobeheersing. Welke risico’s (bijv. compliance, continuïteit) moet je adresseren?
• Adoptie. Hoe zorg je dat medewerkers de nieuwe oplossingen écht gebruiken?

2. Hoe past dit in je digitale ecosysteem?

Bouw een softwarelandschap dat niet alleen vandaag werkt, maar ook toekomstbestendig en schaalbaar is. Kijk hoe de keuzes aansluiten bij sectorstandaarden en de strategische doelen van je organisatie. Denk aan:

• Groei. Kan de oplossing meegroeien met toekomstige uitbreidingen en nieuwe markten?
• Duurzaamheid. Hoe draagt technologie bij aan duurzame bedrijfsvoering en lange-termijnwaarde?
• Compliance. Voldoet het landschap aan wet- en regelgeving en sectorrichtlijnen?
• Standaardisatie. Maak je gebruik van bewezen standaarden om integratie en onderhoud eenvoudiger te maken?
• Innovatie. Creëert het landschap ruimte voor vernieuwing en experimenteren, zonder complexiteit te vergroten?

3. Wat zijn je prioriteiten?

Niet alles hoeft tegelijk; stel een duidelijke volgorde vast op basis van impact, risico en waarde. Bepaal waar je het eerst mee start, wat daarna komt en hoe je digitalisering en datagedreven werken structureel een plek geeft. Denk hierbij aan:

• Kosten/baten. Waar levert de investering de meeste waarde op?
• Risicobeheersing. Welke risico’s vragen om directe actie?
• Waardecreatie. Welke stappen dragen het meest bij aan strategische doelen en klantwaarde?
• Datagedreven werken. Hoe leg je nu al de basis om data effectiever te gebruiken in besluitvorming?

Wel of geen software inkopen?

Nu komt het moment van de waarheid. Met een heldere analyse en strategie kun je een weloverwogen beslissing maken.

Optie 1: Optimaliseer eerst je huidige systemen

Vaak blijkt dat bestaande software veel meer kan dan waarvoor het primair gebruikt wordt. Voordat je nieuwe tools aanschaft, investeer eerst in het volledig benutten van wat je al hebt. Dit kan betekenen: betere configuraties, extra training voor gebruikers of het verder automatiseren van handmatige processen.

Optie 2: Integreer in plaats van uitbreiden

Misschien heb je wel alle functionaliteiten die je nodig hebt, maar communiceren je systemen niet met elkaar. Een goede integratie-oplossing is in veel gevallen veel effectiever dan een nieuwe applicatie. Denk aan API-koppelingen, data-synchronisatie of het gebruik van een centrale data-hub.

Optie 3: Wissel zo nodig van systeem

Soms is het verstandiger om een bestaand systeem te vervangen door een betere oplossing, in plaats van er nog een systeem naast te zetten. Dit voorkomt verdere fragmentatie en kan op termijn kostenbesparend zijn.

Optie 4: Koop bewust nieuwe software

Als je na grondige analyse concludeert dat je echt nieuwe software nodig hebt, doe dit dan strategisch. Stel heldere eisen op, betrek eindgebruikers bij de selectie en plan de implementatie zorgvuldig. Zorg ervoor dat de nieuwe software naadloos integreert met je bestaande ecosysteem.

Voorkom applicatiewildgroei

Voorkom chaos: elk systeem dat je toevoegt moet een duidelijke toegevoegde waarde hebben en naadloos integreren met de rest van je digitale infrastructuur.

Door eerst grondig te analyseren, een heldere strategie te ontwikkelen en pas daarna bewuste softwarekeuzes te maken, bouw je aan een toekomstbestendige digitale omgeving die je organisatie echt vooruithelpt. Uiteindelijk gaat het niet om hoeveel apps je hebt, maar om hoe goed ze samenwerken om jouw doelen te bereiken.

Wil je gelijk aan de slag met het optimaliseren van je digitale infrastructuur? Onze consultants helpen je graag bij het in kaart brengen van je systemen en het inkopen en implementeren van nieuwe oplossingen. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Plan een adviesgesprek